Come selezionare gli ospiti senza Airbnb o Booking.com

La paura più grande degli host che passano alle prenotazioni dirette è: «chi sta arrivando davvero?» Puoi selezionare bene gli ospiti senza una piattaforma facendo cinque cose: approvare ogni richiesta, chiedere il motivo del viaggio, far accettare le regole in anticipo, bloccare una cauzione e tenere note tue. Nessun metodo è perfetto, ma insieme scoraggiano la maggior parte degli ospiti che ti preoccupano, e quelli onesti quasi non se ne accorgono.

Questa non è consulenza legale. Le norme sulla protezione dei dati e contro la discriminazione variano da paese a paese. Verifica cosa si applica a te, soprattutto prima di raccogliere documenti d'identità.

Cosa perdi quando lasci la piattaforma

Vale la pena essere precisi, perché è un vero compromesso.

• Verifica dell'identità. Airbnb richiede agli ospiti che prenotano di verificare la propria identità, di solito al momento del pagamento, e non condivide con te il loro documento d'identità. Sul tuo sito perdi questo controllo.
• Recensioni degli ospiti. Non c'è una storia condivisa da altri host.
• Controllo delle feste. La stampa di settore riporta che Airbnb usa una valutazione del rischio per dirottare alcune prenotazioni di interi alloggi più rischiose negli Stati Uniti durante le festività. Airbnb cita tassi bassi di segnalazioni di feste, ma non abbiamo trovato alcuna pagina ufficiale su come funziona.
• Una rete di sicurezza della piattaforma. Non hai la copertura di AirCover, quindi verifica che la tua assicurazione copra le prenotazioni dirette.

Ciò che guadagni è il diritto di decidere. Sul tuo sito nessuno ha una prenotazione finché non lo dici tu, e puoi chiedere ciò che ti serve sapere.

1. Usa le richieste, non la prenotazione immediata

È il tuo strumento più potente. Se ogni prenotazione inizia come richiesta, un ospite che non ti convince non diventa mai una prenotazione. Leggile tutte e rispondi in fretta in ogni caso. Rifiuta solo per motivi legati al soggiorno, e mai per ragioni protette dalle norme contro la discriminazione, come razza, religione o nazionalità.

2. Fai qualche domanda semplice

Un breve messaggio spesso dice più di un badge di verifica. Chiedi:

• Il motivo del viaggio. Vacanza in famiglia, lavoro, un matrimonio, un evento in città.
• Chi viene. Il numero di adulti e bambini, e se dormono tutti lì.
• Di cosa ha bisogno. Orario di arrivo, parcheggio, culla.

Poi fai attenzione a questi segnali:

Nessuno di questi prova qualcosa. Sono spunti per una domanda, e una domanda gentile non costa nulla.

3. Fai accettare le regole in anticipo

Gli ospiti che intendono violare le regole di solito non amano vederle scritte nero su bianco. Mostra regole della casa, limiti per i visitatori e regole sugli eventi prima che l'ospite invii la richiesta, e registra l'accettazione. Sul tuo sito non sei limitato all'elenco di regole della casa di Airbnb. La nostra guida ai contratti per affitti brevi spiega cosa includere.

4. Usa la cauzione come filtro

Un blocco sulla carta scoraggia chi intende causare danni e non costa nulla a un ospite attento. Ti dice anche che l'ospite ha una carta funzionante. Leggi la nostra guida ai blocchi della cauzione.

5. Fai attenzione ai documenti d'identità

La prima idea di molti host è chiedere la foto del passaporto. Attenzione: è qui che puoi finire nei guai legali.

• Italia: il Garante per la protezione dei dati personali ha dichiarato nell'aprile 2026 che hotel, B&B e affittacamere non possono conservare copie dei documenti degli ospiti più a lungo dello stretto necessario. Vanno cancellate dopo l'invio dei dati alla polizia tramite Alloggiati Web, e le foto inviate via WhatsApp sono segnalate come rischiose.
• Croazia: secondo quanto riportato, l'agenzia per la protezione dei dati AZOP ha affermato nella sua comunicazione dell'estate 2026 che l'ospite mostra il documento, ma che copiarlo o lasciarlo all'host non è necessario per la registrazione e non è conforme al GDPR.
• Altrove: verifica con la tua autorità nazionale per la protezione dei dati. Le norme sulla registrazione degli ospiti possono richiedere determinati dati, ma questo non significa che tu possa conservare una foto del documento.

Un approccio migliore è raccogliere solo i dati che ti servono, inseriti dall'ospite, e cancellarli alla fine del periodo di conservazione previsto dalla legge. La nostra guida alla registrazione degli ospiti spiega cosa è richiesto in ogni paese. Esistono anche servizi a pagamento di terze parti per il controllo degli ospiti: verifica come trattano i dati prima di usarne uno.

6. Tieni una memoria tua

Le piattaforme conservano le recensioni. Sul tuo sito ti servono note tue. Annota chi è stato adorabile, chi ha lasciato disordine e chi non ospiteresti mai più, in un posto privato e attenendoti ai fatti. Ricorda che in base al GDPR gli ospiti possono chiedere di vedere i dati personali che hai su di loro, quindi scrivi solo ciò che ti sentiresti a tuo agio a mostrare loro.

7. Parla con loro

Se qualcosa non ti convince, chiama o scrivi prima di confermare. Due minuti di chiacchiere spesso chiariscono un dubbio, e non ti costano nulla.

Come OpenSty gestisce tutto questo

• Ogni prenotazione è una richiesta. Non c'è la prenotazione immediata. Ricevi un'email e confermi o rifiuti con un tocco.
• Il motivo del viaggio è nella richiesta, così vedi perché vengono.
• Le regole sono accettate in anticipo. Regole della casa, richieste al check-out, un contratto, limiti per visitatori ed eventi e importi equi e limitati vengono mostrati prima della richiesta, e l'accettazione viene registrata.
• Verifica dei documenti prima di confermare, se la vuoi. L'ospite registra tutte le persone in arrivo inserendo lui stesso i dati, e tu vedi le età. Non chiediamo foto dei documenti. Puoi comunque confermare senza.
• Blocchi della cauzione, con il tuo account Stripe.
• Note private e «Non riaccettare». Le vedete solo tu e il tuo team, e ricevi un avviso se quell'ospite richiede di nuovo.

I limiti: non verifichiamo che i documenti siano autentici, non facciamo controlli sui precedenti e non abbiamo un database di ospiti condiviso tra host. La decisione è tua, con informazioni migliori.

Domande frequenti

Come si selezionano gli ospiti per una casa vacanza?

Usa le richieste invece della prenotazione immediata, chiedi del viaggio e di chi viene, mostra le regole prima che facciano la richiesta, blocca una cauzione rimborsabile e parla con loro se qualcosa non ti convince.

Posso chiedere a un ospite la copia del passaporto?

Attenzione. Il Garante italiano dice che le copie non possono essere conservate più a lungo dello stretto necessario, e l'autorità croata, secondo quanto riportato, dice che la copia non serve per la registrazione. Le norme locali sulla registrazione possono richiedere determinati dati, quindi verifica con la tua autorità nazionale.

Posso rifiutare una prenotazione?

In genere sì, per motivi legati al soggiorno, come una festa o troppi ospiti. Non puoi rifiutare per ragioni protette dalle norme contro la discriminazione. Applica le tue regole allo stesso modo a tutti.

Gli ospiti diretti sono più rischiosi di quelli delle piattaforme?

Non abbiamo dati affidabili né in un senso né nell'altro. Molti ospiti diretti sono ex ospiti o persone segnalate, di cui sai già qualcosa. Gli sconosciuti che arrivano da un gruppo pubblico richiedono più attenzione.

Mi serve un'assicurazione per le prenotazioni dirette?

Controlla la tua polizza. Non avrai una copertura della piattaforma come AirCover, e alcune polizze casa escludono gli affitti brevi. Chiedi al tuo assicuratore specificamente delle prenotazioni dirette.