Kako se izogniti dvojnim rezervacijam na platformah

Dvojne rezervacije med Airbnb, Booking.com in vašo stranjo za rezervacije preprečite tako, da vsak koledar s sinhronizacijo iCal povežete z vsemi drugimi in dodate majhno rezervo za zamik med sinhronizacijami. Sinhronizacija reši skoraj vse primere. Rezerva in hiter ročni pregled pokrijeta preostalo.

Dvojne rezervacije so glavni razlog, da gostitelji oklevajo z dodajanjem druge platforme ali kanala za neposredne rezervacije. Dobra novica: z razumno postavitvijo so redke, in ko se katera vendarle zgodi, hiter in pošten odziv omeji škodo. Ta vodnik razloži, kako deluje sinhronizacija koledarjev, kako jo nastavite in kako se zaščitite v vmesnih časih.

Kako deluje sinhronizacija koledarja iCal

iCal je standardna oblika zapisa koledarjev. Skoraj vsaka platforma za rezervacije lahko vaš koledar izvozi kot povezavo iCal in uvozi koledarje drugih platform prek njihovih povezav iCal.

Vsaka povezava deluje v eno smer:

• Povezava za izvoz objavi rezervacije in blokirane datume z ene platforme, da jih lahko berejo druge.
• Polje za uvoz je mesto, kamor prilepite povezavo za izvoz druge platforme, da njene rezervacije blokirajo datume tudi tukaj.

Dvosmerna sinhronizacija sta preprosto dve enosmerni povezavi. Airbnb uvozi vaš koledar Booking.com, Booking.com pa vaš koledar Airbnb. Če dodate tretji kanal, na primer svojo stran za rezervacije, mora vsaka platforma uvoziti drugi dve ali en osrednji koledar, ki združuje vse.

Past: sinhronizacija ni takojšnja

Platforme si sprememb ne pošiljajo. Vsaka povezave, ki jih uvaža, preverja po svojem urniku. Odvisno od platforme se sprememba lahko pokaže v nekaj minutah ali šele po nekaj urah. Ta zamik nadzoruje le platforma, ki preverja.

V tem oknu nastanejo dvojne rezervacije. Če gost ob 10.00 rezervira na Airbnb, Booking.com pa vaš koledar Airbnb preveri šele ob 12.00, lahko nekdo vmes rezervira iste datume na Booking.com. Rešitev ni boljša povezava, ampak rezerva, ki jo opišemo spodaj.

Korak za korakom: povežite svoje koledarje

Meniji se med platformami razlikujejo in se sčasoma spreminjajo, koraki pa so povsod enaki. Poiščite nastavitve koledarja z imeni, kot so »sinhronizacija koledarjev«, »uvoz koledarja« ali »izvoz koledarja«.

1. Naredite seznam vseh kanalov. Vključite Airbnb, Booking.com, VRBO, svojo stran za rezervacije in osebni koledar, s katerim blokirate datume.
2. Kopirajte povezavo za izvoz z vsakega kanala. Shranite jih v zapisek z jasnimi imeni, na primer »Airbnb – Apartma s pogledom na morje«.
3. Vsako povezavo prilepite v polje za uvoz na vseh drugih kanalih. Vsak uvoženi koledar poimenujte, da veste, od kod prihajajo blokirani datumi.
4. To naredite za vsako nastanitev posebej. Vsak oglas ima svoje povezave. Ne pomešajte dveh apartmajev v isti stavbi.
5. Preizkusite. Na eni platformi blokirajte datum, počakajte nekaj ur in preverite, ali se pojavi povsod drugod. Nato testno blokado odstranite.

V OpenSty povezave Airbnb, Booking.com ali VRBO prilepite v nastavitve koledarja posamezne nastanitve, povezavo za izvoz OpenSty pa kopirate na te platforme. Uvožene rezervacije se osvežijo vsakih 15 minut in samodejno blokirajo datume na vaši strani za rezervacije.

Rezerve, ki pokrijejo zamik sinhronizacije

Ker ima sinhronizacija zamik, nekaj preprostih pravil to vrzel naredi skoraj neškodljivo.

Na neposredni strani uporabljajte povpraševanja

Če neposredni gostje pošljejo povpraševanje namesto takojšnje rezervacije, ni nič potrjeno, dokler ne rečete da. Tako imate trenutek, da prej preverite vse koledarje. OpenSty privzeto deluje tako: vsako povpraševanje čaka na vašo potrditev, kar je naravna zaščita pred dvojnimi rezervacijami.

Nastavite minimalni rok za rezervacijo

Večina dvojnih rezervacij se zgodi pri bivanjih v zadnjem trenutku, ko dva gosta rezervirata v nekaj urah. Minimalni rok enega ali dveh dni na platformah odpravi večino tega tveganja. Izgubite nekaj rezervacij za isti dan, a se izognete najslabšemu scenariju.

Dodajte rok za rezervacije za isti dan

Če sprejemate bivanja v zadnjem trenutku, nastavite uro, do katere so mogoče rezervacije za isti dan, na primer opoldne. Pozne večerne rezervacije za isto noč je najtežje urediti, če gre kaj narobe.

Preverite, preden potrdite

Preden potrdite neposredno povpraševanje, odprite koledarje svojih najbolj zasedenih platform. Vzame minuto in ujame rezervacije, ki se še niso sinhronizirale.

Po ročnih spremembah posodobite

Če datume blokirate ročno ali sprejmete rezervacijo po telefonu, jo takoj dodajte na svojo stran za rezervacije. Nato se prek povezave za izvoz prenese na vse platforme.

Česa iCal ne sinhronizira

iCal deli le, kateri datumi so zasedeni. Ne prenaša:

• Cen. Sezonske cene in popuste morate nastaviti na vsaki platformi posebej.
• Podatkov o gostih. Imena, telefonske številke in število gostov ostanejo na platformi, kjer je bila rezervacija opravljena.
• Pravil o minimalnem bivanju. Minimalni dve noči na eni platformi ne veljata samodejno drugje.
• Podatkov o delu dneva. Ure prihoda in odhoda se ne delijo, zato menjave gostov na isti dan zahtevajo dodatno pozornost.
• Čakajočih rezervacij. Nekatere platforme izvozijo le potrjene rezervacije, ne pa povpraševanj, ki še čakajo.

Če spremenite cene ali pravila, jih posodobite povsod. Neusklajena pravila niso tveganje za dvojne rezervacije, a zmedejo goste in so lahko videti kot zavajanje.

Sinhronizacija iCal ali upravitelj kanalov?

Upravitelj kanalov (channel manager) je programska oprema, ki se s platformami poveže prek njihovih uradnih integracij namesto prek iCal. Razpoložljivost posodablja veliko hitreje in lahko sinhronizira tudi cene in pravila.

Za večino malih gostiteljev zadostujeta iCal in zgornje rezerve. O upravitelju kanalov razmislite, če upravljate veliko enot, imate zelo visoko zasedenost s pogostimi rezervacijami v zadnjem trenutku ali na teden porabite ure za usklajevanje cen. Če tehtate med orodji, naš seznam orodij za spletne strani za neposredne rezervacije primerja obe vrsti.

Kaj storiti, če pride do dvojne rezervacije

Tudi z dobro sinhronizacijo se lahko zgodi. Kako se odzovete, je pomembnejše od same napake.

1. Ukrepajte hitro. Takoj ko opazite, se odločite, katero rezervacijo lahko izpolnite. Običajno je to tista, ki je bila opravljena prej.
2. Takoj se obrnite na drugega gosta. Pošteno razložite, se opravičite in ne čakajte do dneva pred prihodom.
3. Ponudite pravo alternativo. Predlagajte primerljivo nastanitev v bližini, najbolje pri zaupanja vrednem gostitelju, s katerim ste se dogovorili, in po možnosti pokrijte razliko v ceni.
4. Hitro vrnite denar. Če je gost rezerviral neposredno, mu takoj vrnite celoten znesek. Če je rezerviral prek platforme, upoštevajte njen postopek odpovedi.
5. Računajte s posledicami na platformi. Odpovedi gostitelja lahko prinesejo stroške, slabšo uvrstitev v iskanju ali samodejno mnenje, odvisno od platforme in njenih trenutnih pravil. Preverite pogoje vsake platforme, ki jo uporabljate.
6. Poiščite vzrok. Je manjkala povezava? Je bila rezervacija opravljena v času zamika sinhronizacije? Popravite postavitev, da se ne ponovi.

Tedenski pregled koledarja

Pet minut na teden ohranja vaše koledarje zanesljive.

• Odprite vsako platformo in naslednje štiri tedne primerjajte s svojo stranjo za rezervacije.
• Preverite, ali je bil vsak uvoženi koledar nedavno osvežen.
• Potrdite, da so blokirani datumi za čiščenje, popravila ali osebno uporabo vidni povsod.
• Po dodajanju nove platforme ali oglasa sinhronizacijo preizkusite z začasno blokado.
• Preglejte prihajajočo razpoložljivost za zadnji trenutek in se odločite, ali jo odprete ali zaprete.

Ko je vaš koledar zanesljiv, je dodajanje neposrednega kanala malo tvegano. Naslednji koraki: uredite plačila za neposredne rezervacije in preberite, kako dobiti neposredne rezervacije, za celoten načrt.

Pogosta vprašanja

Kako pogosto Airbnb in Booking.com sinhronizirata koledarje iCal?

Vsaka platforma določa svoj urnik in ga ne objavi vedno. Posodobitve lahko trajajo od nekaj minut do več ur. Računajte s počasnejšo možnostjo in uporabljajte rezerve.

Ali se lahko dvojnim rezervacijam izognem brez upravitelja kanalov?

Da. Pri eni do petih nastanitvah sinhronizacija iCal med vsemi kanali, minimalni rok za rezervacijo in povpraševanja na neposredni strani preprečijo skoraj vse dvojne rezervacije.

Ali iCal sinhronizira tudi cene?

Ne. iCal deli le zasedene in blokirane datume. Cene, popuste in minimalno bivanje morate posodobiti na vsaki platformi posebej.

Kaj je najpogostejši vzrok dvojnih rezervacij?

Običajno manjkajoča povezava: platforma ali nastanitev, ki ni bila povezana z vsemi drugimi koledarji. Drugi najpogostejši vzrok sta dve rezervaciji v zadnjem trenutku znotraj zamika sinhronizacije. Naš vodnik o napakah pri neposrednih rezervacijah opiše še druge napake, ki se jim izognite.