Kako izbjeći dvostruke rezervacije na Airbnbu i Bookingu

Dvostruke rezervacije na Airbnbu, Booking.comu i vlastitoj stranici za rezervacije izbjeći ćete tako da iCal sinkronizacijom povežete svaki kalendar sa svim ostalima i dodate mali sigurnosni razmak za kašnjenje između sinkronizacija. Sinkronizacija rješava gotovo svaki slučaj. Razmak i brza ručna provjera pokrivaju ostatak.

Dvostruke rezervacije glavni su razlog zašto iznajmljivači oklijevaju dodati drugu platformu ili kanal za direktne rezervacije. Dobra vijest: uz razumno postavljanje rijetke su, a kad se ipak dogode, brz i iskren odgovor ograničava štetu. Ovaj vodič objašnjava kako radi sinkronizacija kalendara, kako je postaviti i kako se zaštititi u razdobljima između sinkronizacija.

Kako radi iCal sinkronizacija kalendara

iCal je standardni format za kalendare. Gotovo svaka platforma za rezervacije može izvesti vaš kalendar kao iCal poveznicu i uvesti kalendare s drugih mjesta pomoću njihovih iCal poveznica.

Svaka poveznica radi u jednom smjeru:

• Poveznica za izvoz objavljuje rezervacije i blokirane datume s jedne platforme kako bi ih druge mogle pročitati.
• Polje za uvoz mjesto je gdje lijepite poveznicu za izvoz druge platforme, kako bi njezine rezervacije blokirale datume i ovdje.

Dvosmjerna sinkronizacija zapravo su dva jednosmjerna toka. Airbnb uvozi vaš kalendar s Booking.coma, a Booking.com uvozi vaš kalendar s Airbnba. Dodate li treći kanal, primjerice vlastitu stranicu za rezervacije, svaka platforma mora uvoziti ostala dva ili jedan središnji kalendar koji sve objedinjuje.

Kvaka: sinkronizacija nije trenutna

Platforme si međusobno ne šalju promjene. Svaka provjerava poveznice koje uvozi prema vlastitom rasporedu. Ovisno o platformi, promjena se može pojaviti za nekoliko minuta ili tek nakon nekoliko sati. To kašnjenje ne kontrolira nitko osim platforme koja provjerava.

U tom razdoblju nastaju dvostruke rezervacije. Ako gost rezervira na Airbnbu u 10:00, a Booking.com vaš Airbnb kalendar provjeri tek u 12:00, netko u međuvremenu može rezervirati iste datume na Booking.comu. Rješenje nije bolja poveznica, nego sigurnosni razmak, o čemu više u nastavku.

Korak po korak: povežite kalendare

Izbornici se razlikuju od platforme do platforme i s vremenom se mijenjaju, ali koraci su svugdje isti. Tražite postavke kalendara s nazivima poput „sinkronizacija kalendara”, „uvoz kalendara” ili „izvoz kalendara”.

1. Napravite popis svih kanala. Uključite Airbnb, Booking.com, VRBO, vlastitu stranicu za rezervacije i svaki osobni kalendar u kojem blokirate datume.
2. Kopirajte poveznicu za izvoz sa svakog kanala. Spremite ih u bilješku s jasnim nazivima, npr. „Airbnb – Apartman s pogledom na more”.
3. Zalijepite svaku poveznicu u polje za uvoz na svim ostalim kanalima. Imenujte svaki uvezeni kalendar kako biste znali odakle dolaze blokirani datumi.
4. Napravite to za svaki smještaj posebno. Svaki oglas ima vlastite poveznice. Ne zamijenite dva apartmana u istoj kući.
5. Testirajte. Blokirajte jedan datum na jednoj platformi, pričekajte nekoliko sati i provjerite pojavljuje li se svugdje drugdje. Zatim uklonite testnu blokadu.

U OpenStyju poveznice s Airbnba, Booking.coma ili VRBO-a lijepite u postavke kalendara za svaki smještaj, a svoju OpenSty poveznicu za izvoz kopirate na te platforme. Uvezene rezervacije osvježavaju se svakih 15 minuta i automatski blokiraju datume na vašoj stranici za rezervacije.

Sigurnosni razmaci koji pokrivaju kašnjenje

Budući da sinkronizacija kasni, nekoliko jednostavnih pravila čini to razdoblje gotovo bezopasnim.

Na direktnoj stranici koristite upite umjesto trenutne rezervacije

Ako direktni gosti šalju upit umjesto da rezerviraju odmah, ništa nije potvrđeno dok vi ne kažete da. Tako imate trenutak da najprije provjerite sve kalendare. OpenSty tako radi po zadanim postavkama: svaki upit čeka vašu potvrdu, što je prirodna zaštita od dvostrukih rezervacija.

Postavite minimalno vrijeme najave

Većina dvostrukih rezervacija odnosi se na boravke u zadnji čas, kad dva gosta rezerviraju unutar nekoliko sati. Minimalna najava od jednog ili dva dana na platformama uklanja većinu tog rizika. Izgubit ćete pokoju rezervaciju za isti dan, ali izbjeći ćete najgori scenarij.

Odredite rok za rezervacije za isti dan

Ako ipak primate boravke u zadnji čas, postavite rok za rezervacije za isti dan, primjerice podne. Kasnovečernje rezervacije za istu noć najteže je riješiti ako nešto pođe po zlu.

Provjerite prije potvrde

Prije potvrde direktnog upita otvorite kalendare platformi na kojima imate najviše rezervacija. Za to treba minuta, a uhvatit ćete rezervacije koje se još nisu sinkronizirale.

Ažurirajte nakon ručnih promjena

Ako datume blokirate ručno ili prihvatite rezervaciju telefonom, odmah je dodajte na svoju stranicu za direktne rezervacije. Preko vaše poveznice za izvoz tada će stići na svaku platformu.

Što iCal ne sinkronizira

iCal dijeli samo podatak o tome koji su datumi zauzeti. Ne prenosi:

• Cijene. Sezonske cijene i popuste morate postaviti na svakoj platformi zasebno.
• Podatke o gostu. Imena, brojevi telefona i broj gostiju ostaju na platformi na kojoj je rezervacija napravljena.
• Pravila minimalnog boravka. Minimalno dva noćenja na jednoj platformi ne primjenjuje se automatski drugdje.
• Podatke o dijelu dana. Vrijeme dolaska i odlaska ne dijeli se, pa promjene gostiju istog dana traže dodatni oprez.
• Rezervacije na čekanju. Neke platforme izvoze samo potvrđene rezervacije, a ne upite koji još čekaju.

Ako promijenite cijene ili pravila, ažurirajte ih svugdje. Neusklađena pravila ne uzrokuju dvostruke rezervacije, ali zbunjuju goste i mogu izgledati kao da obećavate jedno, a nudite drugo.

iCal sinkronizacija ili channel manager?

Channel manager je softver koji se s platformama povezuje putem njihovih službenih integracija umjesto iCala. Dostupnost ažurira puno brže, a može sinkronizirati i cijene i pravila.

Za većinu malih iznajmljivača dovoljni su iCal i gore opisani sigurnosni razmaci. Channel manager razmotrite ako upravljate s mnogo jedinica, imate vrlo visoku popunjenost s čestim rezervacijama u zadnji čas ili tjedno provodite sate usklađujući cijene. Ako uspoređujete alate, naš popis alata za izradu stranica za direktne rezervacije uspoređuje obje vrste.

Što učiniti ako se dvostruka rezervacija ipak dogodi

I uz dobru sinkronizaciju može se dogoditi. Važnije od same pogreške je kako reagirate.

1. Reagirajte brzo. Čim primijetite, odlučite koju rezervaciju možete ispoštovati. Obično je to ona koja je napravljena prva.
2. Odmah kontaktirajte drugog gosta. Iskreno objasnite, ispričajte se i ne čekajte dan prije dolaska.
3. Ponudite stvarnu alternativu. Predložite usporediv smještaj u blizini, najbolje onaj koji ste unaprijed dogovorili s domaćinom kojem vjerujete, i pokrijte razliku u cijeni ako možete.
4. Brzo vratite novac. Ako je gost rezervirao izravno, odmah vratite cijeli iznos. Ako je rezervirao preko platforme, slijedite postupak otkazivanja te platforme.
5. Računajte s posljedicama na platformi. Otkazivanje od strane domaćina može donijeti naknade, niži položaj u pretraživanju ili automatsku recenziju, ovisno o platformi i njezinim trenutačnim pravilima. Provjerite uvjete svake platforme koju koristite.
6. Pronađite uzrok. Je li nedostajala neka poveznica? Je li rezervacija napravljena unutar razdoblja kašnjenja sinkronizacije? Ispravite postavke kako se ne bi ponovilo.

Tjedni popis za provjeru kalendara

Pet minuta tjedno održava vaše kalendare pouzdanima.

• Otvorite svaku platformu i usporedite iduća četiri tjedna sa svojom stranicom za rezervacije.
• Provjerite je li svaki uvezeni kalendar nedavno osvježen.
• Provjerite pojavljuju li se blokirani datumi za čišćenje, popravke ili osobnu upotrebu svugdje.
• Nakon dodavanja nove platforme ili oglasa testirajte sinkronizaciju privremenom blokadom.
• Pregledajte slobodne termine u zadnji čas i odlučite hoćete li ih otvoriti ili zatvoriti.

Kad je vaš kalendar pouzdan, dodavanje kanala za direktne rezervacije postaje malo rizično. Sljedeći koraci: postavite naplatu direktnih rezervacija i pročitajte kako dobiti direktne rezervacije za cijeli plan.

Česta pitanja

Koliko često Airbnb i Booking.com sinkroniziraju iCal kalendare?

Svaka platforma određuje vlastiti raspored i ne objavljuje ga uvijek. Promjene mogu trajati od nekoliko minuta do nekoliko sati. Računajte na sporiju varijantu i koristite sigurnosne razmake.

Mogu li izbjeći dvostruke rezervacije bez channel managera?

Da. Za jedan do pet smještaja iCal sinkronizacija između svih kanala, minimalno vrijeme najave i upiti umjesto trenutne rezervacije na direktnoj stranici sprječavaju gotovo sve dvostruke rezervacije.

Sinkronizira li iCal i cijene?

Ne. iCal dijeli samo rezervirane i blokirane datume. Cijene, popuste i minimalni boravak morate ažurirati na svakoj platformi zasebno.

Koji je najčešći uzrok dvostrukih rezervacija?

Obično nedostaje poveznica: platforma ili smještaj koji nije povezan sa svim ostalim kalendarima. Drugi najčešći uzrok su dvije rezervacije u zadnji čas unutar razdoblja kašnjenja sinkronizacije. Naš vodič o pogreškama kod direktnih rezervacija opisuje i druge pogreške u postavljanju koje treba izbjeći.